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何かを決議したり、アイデアを生み出す上で不可欠な会議。会議の効率化は、企業の生産性を上げるためにも避けられない課題です。今回の記事では社内の会議を効率的に進めるためのミーティングスペースの作り方についてご紹介します。

まず会議室/オフィスの配置を決める

会社によって異なりますが、社員同士が集まって会議をすることが多い会社であれば、ミーティングスペースの配置というのはとても大事です。会議では社外秘ともなるような大事なことも話されますので、セキュリティ対策をとる必要があります。これは、単なる業務の効率性よりも大事なポイントとなりますので最優先事項として考えるべきです。具体的には、接客スペースと隣接する形では配置しない、エントランスや非常口など、外部から入りやすいところ、もしくは外部から聞こえやすいところには配置しないというのが原則となります。

また、会議室/オフィスとの関係も考えることも大事です。オフィスから近く、すぐに集まれるというのは大事なポイントですが、オフィスの様子が分かるほど近くでない方が良いでしょう。というのも、会議中は他の社員の仕事や、通常の業務とは切り離して集中する必要があるからです。いつも働いているオフィスの様子が分かるようなところにミーティングスペースがあると、ついつい集中力がそがれてしまうということが起こるためです。

無駄に会議を長引かせないための工夫をする

会議はプロジェクトの成功のために大事な場ですが、無駄に時間ばかりが過ぎてしまうということもあります。そのため、効率よく、つまり短時間で会議を終わらせられるスペース作りというのはとても大事です。一つの方法としては、大きさの異なる会議室をいくつか作り、小さいミーティングスペースでは立って会議をする形にすることができます。ゆったりと座って話し合いをすることが求められるケースもありますが、たいていの会議というのはそれほど長く時間をかけずに済むものです。立った状態で会議をすることによって、より無駄のない話ができます。また、ミーティングスペースを小さくできますので、複数の部屋を作れて複数の会議を同時進行できるというメリットもあります。

さらにミーティングスペースの内装にも工夫を凝らすことができます。アイディアが浮かびやすいように、リラックスできる空間にすることも大事ですが、あまりこのことに気を使うと、のんびりとしたイメージの空間となってしまいます。結果としてダラダラとした雰囲気の会議を誘発することになり、無駄な時間ばかりが過ぎてしまうことになりかねません。そのため、会議用テーブルを通常よりも多少小さめのものにして、お互いの距離を狭くします。そうすることで、それぞれの発言をきちんと聞けますし、遠くにいる人の「他人感」がなくなります。積極的に発言を引き出すことができ、活発な論議を短時間で行えるでしょう。

テーブルとイスのレイアウトを自由に変えられるようにする

会議の雰囲気というのは、社員がどのように座るかということによっても変わってきます。例えば、コの字型にすると、上の方に座っている人たちが主導権を握り、両サイドに座っている人たちが、それに従う形で意見を出すという雰囲気になります。また、ロの字型にすると、みんなが公平という感じになりますので、より下の立場の人も意見を出しやすくなります。さらに、一方向にイスを並べて、プロジェクターなどに向かって座る形にすると、プレゼン向きのレイアウトとなり、説明を聞いたりレクチャーを受けたりするタイプの会議に適しています。

このように、イスとテーブルの配置によってかなり会議の雰囲気、それぞれの社員の関わり方が変わってきます。そのため、ミーティングルームの家具を、会議の目的に応じてすぐに移動できるようにしておくと良いでしょう。そうすることで、それぞれの会議でより効率的に議題を進行していけるようになります。

まとめ

ミーティングスペースの場所や作りを変えだけでも会議の効率は変えられます。オフィスの移転やレイアウト変更を検討する際は、ミーティングスペースの効率化についても考慮してレイアウトやオフィス什器を考えるようにしましょう。移転やレイアウト変更にはミーティングスペース以外にも考えることが多くあります。オフィス・店舗まるごとNAVIでは、お客様の課題やご要望を踏まえて、最適なオフィスづくりをサポートさせていただきますので、ぜひお気軽にご相談ください。