資源エネルギー庁の統計データによると、平均的なオフィスの電力利用比率は冬期の場合、空調28%、照明33%、そしてコピー機やプリンターなど（以下、「複合機」）とパソコンを含むOA機器が21%となっています。空調や照明は、天候や季節の影響を受けますが、OA機器は年間を通してほぼ変わらず電気を消費します。OA機器のなかでも複合機は電気利用の割合が大きく、使用機種を変更することで最も経費を削減できる機器ともいわれています。
しかし、多くの企業ではリースの再契約時期になっても性能や利用状況の分析をせず、前契約と同様の複合機をリースし続けるケースが多いようです。実は、この状態では金銭的・物理的に無駄が多いのです。
それでは複合機を変更することにより、どのようなメリットがあるのでしょうか？　オフィスに合った複合機の選び方とあわせて紹介します。

複合機を変更するメリットとは？

現在オフィスで使用している複合機を変更するメリットには、一体どのようなものがあるのでしょう？

複合機の電気料金が安くなる

現在使用している数年前にリースした複合機よりも、変更する最新型の複合機はさらに技術が進化し、省エネ対応になっています。省エネ対応の複合機に変更することにより、電気代そのものが安くなるメリットがあります。

複合機の多機能性により機械台数が減り、スペースを有効利用できる

近年の技術革新により複合機の高速化や高性能化が進み、コピー機とプリンターの機能が一体化したものも多く発売・リースされています。そのため事務作業が1台の複合機で済み、機械台数自体を減らし、オフィスのスペースを有効利用することができます。

複合機の管理（コピー用紙やカートリッジなどの管理）が楽になる

新型複合機のコピー用紙の詰まりの処理やカートリッジの取り換えは、以前よりずっと簡単になり、複合機管理の手間や人件費を抑えることができます。

リース契約会社を見直し、リース料金が下がる可能性も

複合機をリースする場合、つい「今まで契約していたリース会社」を選びがちな企業が多いようです。しかし一括比較サイトを利用すると、リース料金がより安く、最新の複合機をリースできる会社が見つかる可能性があります。

1枚あたりの保守契約料金を見直し、保守料金が下がる可能性も

複合機の1枚あたりのモノクロやカラーの単価は、技術革新により下落傾向にあります。そのため1枚あたりの単価を見直すことで、保守料金が下がる可能性があります。ただし単価が安くなっても、最低保証金額や保守料金に上乗せされることもあるため注意が必要です。

経費削減ができる複合機の選び方とは？

経費削減ができる複合機の選び方には、一体どのようなものがあるのでしょう？

ミスプリントを防ぐ複合機

複合機の選び方でまず注意しておきたいことは、ミスプリントを減らせる複合機であるかどうかです。それにより、用紙やインク、電気代を大幅に節約することができます。対応機にはCanonの「えらんでマイプリント for MEAP ADVANCE」、RICOHの「カンタン私書箱プリントAE2」などがあり、複合機から必要な印刷ジョブを選び印刷できるシステムになっています。

情報漏えいを防ぐキット

情報漏えいによる企業の金銭的損害や、信用の失墜は計り知れません。そのため、複合機使用にはICカードの個人認証が必要になるというのも選び方のポイントになります。対応機にはRICOHの「imagio 個人認証キット」、富士ゼロックスの「IC Card Gate 3」などがあります。

集約機能が使える複合機

複合機の料金を、カウンター数で計算されている企業も多いようです。そのため大きな用紙1枚に複数データをまとめて印刷し、1カウントで済ませれば、経費を削減できます。こうした機能があるかどうかも、選び方のポイントになります。対応機にはSHARPの「カラー複合機 MX-3100FN」、RICOHの「モノクロプリンター複合機 SP 3610SF」などがあります。

PC-FAX対応の複合機

PC-FAXを利用すると、PCで作成した印刷データを複合機に通すことでFAXとして直接送信できます。また、受信したFAXをPCで確認・保存することも可能です。PC-FAX機能付きの複合機を使えば、受信したFAXをプリントする必要がなく、用紙やトナー代の削減になります。PC-FAX対応の複合機であるかどうかも、FAXが多い企業では選ぶポイントになりますね。対応機にはbrotherの「レーザー複合機 MFC-L9570CDW」、SHARPの「デジタルフルカラー複合機 MX-6540FN」などがあります。

経費削減や複合機のプロ・コンサル会社に依頼するという方法も

上記の機能はほんの一部であり、さまざまな機能を持つ複合機が各メーカーから発売されています。とはいえ、あまりに多くの複合機が発売されているため、どれが自社にとって最適な複合機なのか迷ってしまうこともあります。そんなときには、経費削減や複合機に詳しいコンサルに依頼するという方法があります。

知識や経験が豊富なコンサル会社は、自社に最適な高性能複合機を、格安でリースできる会社を提案してくれます。また、複合機に必要な物品やオフィス用品を一括管理できる手段や、割引適用になる方法などを提案してくれる会社もあります。コンサルなんて大げさな……と思うかもしれませんが、プロを活用することで得るメリットは計り知れません。

複合機の見直しで作業効率アップを図ろう

複合機を変更することは、経費削減だけではなく、空間の有効活用といったさまざまなメリットがあります。複合機の進化は日進月歩ですから、メーカーや選び方に迷うときは、プロのコンサル会社に依頼するのも一案です。ぜひ自社に合った複合機を選び、経費削減と作業効率のアップを目指しましょう。