オフィス内のコミュニケーションは十分ですか？ 同じ部署内では問題なくとも、他部署とのコミュニケーションの機会は少ないというところも多いでしょう。総務、経理、営業、人事など部署が別れていても、同じ会社であれば他部署との連携が必要な場面もあるはずです。また、他部署との連携が取れていれば、日々の業務もスムーズに行えるというもの。今回は、オフィスでのコミュニケーションを円滑にする「マグネットスペース」をご紹介します。
マグネットスペースとは？
マグネットスペースとは、マグネット（磁石）が引き合うように「オフィス内の人々が自然に集まるスペース」のことです。会議室のように時間を決めて集合する場所ではなく、用事や休憩で訪れる場所であることがポイントです。具体的には、「複合機の前」や「給湯室」などがマグネットスペースとなりやすいでしょう。一定規模以上の企業では、このように「自然とマグネットスペース化した場所」がいくつかあるものです。
マグネットスペースはつくることもできる
もちろんマグネットスペースは、後からつくることも可能です。例えば、エントランスや食堂など全社員の共有スペースに気軽に使えるカフェコーナーを設置するとどうでしょうか。小休止するのに適当な場所が近くにあれば、きっとそこを利用する従業員は多いでしょう。もちろん、すでにマグネットスペースと化している場所があるなら、そこに机や椅子を置いてより人が集まりやすくすることも可能。このように、人工的にマグネットスペースをつくったり、強化したりすることもできるのです。
マグネットスペースのメリット
それでは、マグネットスペースにはどのようなメリットがあるのかを解説しましょう。
社内のコミュニケーションの場となる
人が集まれば、自然とそこに会話が生まれます。つまり、社員同士のコミュニケーションの場となるわけです。社員は一人で仕事をしているわけではありません。社員同士のコミュニケーションが活性化すれば、チームワークも強化されるでしょう。これは企業の生産性向上につながります。また、マグネットスペースは「基本的には別の用事があって訪れる場所」であるため、かしこまる必要がないことも特徴。飲み会のようなイベントとは違い、短時間で気軽に会話ができるマグネットスペースは、コミュニケーションがとりやすいのです。
普段関わることが少ない他部署の人と関わりを持てる
複数の部署の社員が集まるマグネットスペースであれば、他部署や別グループなど、普段の仕事ではあまり関わらない人と会話できる機会も増えます。同じ部署内やグループ内ではコミュニケーションがとれていても、なかなか他部署の人とはコミュニケーションがとりづらいものです。そういった部署同士の隔たりをなくすことができるのもマグネットスペースの特徴。部署間のつながりを強くすることで、他部署との連携がスムーズになります。
創造性やモチベーションのアップにもつながる
一日中パソコンに向かっているうえに、休憩中もずっとパソコンの前では気が滅入ってしまいます。仕事中のスペースとは一線を画した環境というのは、とてもリフレッシュに適しているといえるでしょう。マグネットスペースを癒し空間にすることで、仕事のストレスを軽減する効果が生まれます。また、他部署の人との会話が刺激となり、悩みが解消したり、新しいアイデアを思い付いたりすることも多いものです。このようにマグネットスペースは、社員の創造性やモチベーションのアップにもつながります。
マグネットスペースのつくり方とポイント
次は、実際にマグネットスペースをつくってみようと考える方のために、つくり方を解説します。マグネットスペースは、場所さえあれば比較的簡単につくることが可能です。
- 場所を決める
まずはマグネットスペースとなる場所を決めます。ここでのポイントは、できるだけ仕事場から近いところにすることです。オフィスから離れた場所に設置すると、不便さから集まらない可能性があります。新たにマグネットスペースを設置するなら、会社内やフロア内の中心付近が望ましいでしょう。
- 設備を整える
場所が決まれば、次は「何を置くか」を決めます。例えば、社員共通の複合機やシュレッダーを置けば、それらを使う人が集まるでしょう。くつろぎながら会話ができる休憩室のような場所にしたいのであれば、机と椅子を設置します。さらに自動販売機やコーヒーマシンなどを設置すれば、休憩に訪れる社員も増えるはずです。そのほか、テレビモニターやホワイトボードなども効果的なので、イメージに合わせたチョイスを行ってください。
- 開放的な癒し空間を演出
社員にリフレッシュしてもらうためには、空間づくりも大切です。個室のような場所ではなく、開放的な空間にすることで誰でも気軽に訪れられるようになります。また、リフレッシュ効果を高めるために観葉植物を置くのもよいでしょう。もしくは、最初から景色の良い場所に設置するのもひとつの方法です。癒し空間になるよういろいろと工夫するとよいでしょう。
会社の規模や社風にあったマグネットスペースを
マグネットスペースでの雑談は一見すると業務とは無関係に思えるものなので、それを是とする社風づくりも必要です。ただし設備を整えすぎると、雑談が長時間になり、業務に影響が及ぶ可能性もあるので注意してください。あえて椅子を設置しないことで、長時間居座ることを防ぐのもひとつの方法です。多数の従業員を抱える大きな事業所なら、それにあわせてマグネットスペースも大規模にするか、複数個所に分けて設置することも検討してください。逆に小規模の事業所なら社員が利用しやすい場所に小さめのマグネットスペースが1つあればOKです。
コミュニケーション活性化で生産性向上
従業員同士、部署同士のコミュニケーションが活性化すれば、企業の生産性が向上するでしょう。場合によっては企業の売上を大きく左右する画期的なアイデアが生まれかもしれません。オフィス内のコミュニケーション不足にお悩みの企業や、マグネットスペースのような場所がないという企業は、ぜひこの機会に導入してみてはいかがでしょうか。
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